Bezüglich der Software sind neben einem Dokumentenmanagementsystem ggf. auch weitere Programme vorzuhalten. Für eine Zeichenerkennung ist ein professionelles OCR-Programm notwendig. Gelegentlich kann es notwendig sein, nach dem Scannvorgang ein Dokument nachzubearbeiten. Dieses kann beispielsweise der Fall sein, wenn aufgrund einer qualitativ schlechten Vorlage der Kontrast mangelhaft ist. Die gängigen Programme bieten hier entsprechende Funktionen, ggf. ist auch eine Autokorrekturfunktion vorhanden.
Während früher sich die Papiere in den Akten und diese wiederum in den Regalen und Schränken stapelten, wird mit der Zeit eine Menge an digitalem Material zusammenkommen. Es ist wichtig eine Kalkulation des Speicherplatzes (inklusive einer Reserve für die nächsten Jahre) vorzunehmen. Das Scannen von Dokumenten führt je nach Auflösung, Qualität der Vorlage, Farb- oder Schwarz-Weis-Modus zu unterschiedlichen Dateigrößen. Zu beachten ist, dass im täglichen Praxiseinsatz nicht die Zeit bleibt speicherplatzsparende Einstellungen für den Scanvorgang eines jeden Dokuments zu ermitteln. Vielmehr wird mit einer Standardeinstellung vorgegangen werden. Je Seite und Dokument ist mit einem Speicherplatzbedarf von wenigen KB bis zu einigen MB zu planen. Auch das gewählte Format der Dateiablage (tiff, pdf,…) hat hier einen großen Einfluss. Der Speicherplatzbedarf spielt an mehreren Stellen eine Rolle:
- Kalkulation des Festplattenspeichers für die laufende Arbeit
- Bereitstellung der Kapazitäten für das regelmäßige Backup
- Sicherstellung einer ausreichend hohen Datenübertragungsleistung, sofern im Netzwerk gearbeitet wird.
Dass von den Daten eine Sicherungskopie zu erstellen ist, ist den meisten Anwendern bewusst; die Bedeutung steigt jedoch mit der Umstellung auf das papierlose Büro. Das Firmenwissen wird langfristig ausschließlich digital vorliegen. Daher ist es zwingend, dass Sicherungskonzept zu überprüfen und ggf. anzupassen. Tägliche Backups (können automatisch durchgeführt werden) sind unverzichtbar. Dieses gilt bereits für wenige neu hinzukommende Dokumente pro Tag. Ein partieller (oder noch schlimmer totaler) Datenverlust ist eine Katastrophe und kann drastische Folgen für die Unternehmung/ Organisation haben.
Auf technischer und organisatorischer Ebene ist das Thema Zugriffschutz bzw. Zugriffsrechte zu betrachten. Nicht alle Personen (Mitarbeiter) sollten über uneingeschränkte Zugriffsrechte (Lesen, Schreiben, Löschen) verfügen. Es besteht damit ein Anlass die Rechtvergabe zu überprüfen und ggf. anzupassen. Die meisten Dokumentenmanagementsysteme gestatten eine differenzierte Rechtevergabe. Zwingend zu beachten sind diese Aspekte, wenn personenbezogene Daten abgelegt werden. Hier greifen die Vorschriften des Datenschutzes.
Dokumentenmanagementsystem
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, mit deren Hilfe elektronische Dokumente verwaltet werden. Dabei kommt im Regelfall ein Datenbanksystem zum Einsatz, indem primär die Informationen zu den einzelnen Dokumenten gespeichert werden. Basisfunktionen eines DMS sind beispielsweise: Verwaltung der Ordnungsfunktionen, Check in/ Check out der Dokumente, Versionierung, Metadatenverwaltung und Erzeugung/ Aktualisierung eines Index. Letzteres dient dazu, die Dokumente schneller zu finden.
Weiterhin gehört ein konfigurierbares Berechtigungssystem zu den meisten Produkten. Die Software kann als Einzellösung agieren oder in eine bestehende Infrastruktur eingebunden werden. Dieses kommt dem Ziel des papierlosen Büros schon näher. Zu integrieren sind weitere Systeme, welche elektronische Dokumente erzeugen. Dazu folgende Anregung: Zunehmend werden Geschäftsvorfälle mit Hilfe der elektronischen Post (E-Mail) abgewickelt. Es ist also zu überlegen, ob auch der Postverkehr des Email-Systems in das DMS eingebunden wird. Gleiches gilt im Hinblick auf Dokumente, welche durch den Anwender im laufenden Prozess erzeugt werden, beispielsweise erstellte Schreiben mit Hilfe einer Textverarbeitung. In einem DMS, welches den gesamten Arbeitsprozess unterstützt, sollten derartige Dokumente integriert werden.
Bevor Sie sich endgültig für ein DMS entscheiden, sind umfangreiche Informationen zu den Produkten einzuholen. Recherchieren Sie dazu im Internet auf den Herstellerseiten. Mögliche Stichwörter sind: Dokumentenmanagementsystem und (Enterprise) Content Management. Neben der (gewünschten) Funktionalität ist der Preis eine entscheidende Einflussgröße. Von Open Source-Lösungen bis zu äußerst preisintensiven Produkten reicht die Palette der Produkte.
