Im papierlosen Büro wird mehr gedruckt…

Es ist kein Widerspruch! Ob nun tatsächlich mehr gedruckt wird, sei mal dahingestellt. Zumindest können Sie den Drucker noch nicht abschaffen. Umfängliche Dokumente, welche nicht nur zu überfliegen", sondern auch voll inhaltlich durchzuarbeiten sind, werden weiterhin ausgedruckt. Warum ist das so? Zwar hat sich die Qualität der Bildschirme in den letzten Jahren deutlich verbessert, aber die gleiche Leichtigkeit bei Lesen, wie bei der Benutzung von Papier ist noch nicht erreicht. Ebenfalls ist es am Bildschirm schwierig mehrere unterschiedliche Dokumente gleichzeitig im Blick zu behalten. Mit Papier lässt sich zum heutigen Zeitpunkt (noch) intuitiver und vertrauter arbeiten. Sie können Textstellen markieren, handschriftlich schnell Anmerkungen vornehmen und zwischen den einzelnen Seiten zügig wechseln. Und das Wichtigste: Mit Papier sind sie nicht an die Technik gebunden, d.h. Sie können das Dokument nicht nur am Schreibtisch lesen. Einmal gescannte Dokumente werden Sie bei Bedarf wieder ausdrucken. Die (aktive) Papiermenge wird sich dennoch merklich reduzieren.

Fazit

Es sollte deutlich werden, dass das papierlose Büro heute bereits möglich ist. Dennoch sind neben den technischen Fragen eine Reihe von Aspekten und Problemen zu betrachten. Anderseits bietet ein solches Projekt auch die Chance bisherige Arbeitsabläufe kritisch zu hinterfragen und ggf. neu strukturieren. Nicht über Nacht wird es gelingen, sämtliches Papier unmittelbar aus dem Büro zu "verbannen". Der Einstieg kann sukzessive erfolgen. Nicht zu empfehlen ist jedoch eine doppelte Ablage, d.h. es sollte entweder elektronisch oder papiergebunden archiviert werden. Einen Einstig zum Thema findet man u.a. auch beispielsweise über Wikipedia (Elektronische Archivierung), einem Fachartikel von eloweb.eu aus desktop-dialog.de (PDF) und in Das papierlose Büro - Realität oder Illusion? von Ilona Rau.

Veikko Krypczyk hat Betriebswirtschaftslehre in der Fachrichtung Wirtschaftsinformatik studiert. Nebenberuflich arbeitet er als Softwareentwickler und Fachautor der für Themen der IT. Informationen zum aktuellen Projekt erhalten Sie unter easy-grafiker.de. Für einen fachlichen Austausch zum Thema senden Sie bitte eine Email an veikko2000@yahoo.de