Dokumente und Dateiformate

Im papierlosen Büro existieren selbstverständlich noch Dokumente. Daher ist es notwendig im Voraus zu klären, was unter dem Begriff des Dokuments verstanden wird. In der Verwaltung (insbesondere im deutschen Sprachraum) ist der Begriff des Dokuments belegt mit einem Schriftgut hoher rechtlicher Bedeutung bzw. inhaltliche Qualität. In der EDV wird unter einem Dokument eine geschlossene Einheit verstanden, die im Regelfall als Datei vorliegt. Über den Inhalt oder die Struktur wird zunächst nichts ausgesagt. Folgende Beispiele mögen die Variantenvielfalt des Dokumentenbegriffs verdeutlichen:

• Dokumente aus Textverarbeitungen, Tabellenkalkulationen, Präsentationen
• Grafiken (Bitmaps, Vektorzeichnungen)
• Video- und Sound-Dateien
• Formulare, z.B. Daten im EDI (Elektronic Data Interchange-Format)
• XML-Dateien
• Binäre Dateien

Dabei können die Elemente unmittelbar bei der Verarbeitung im Computer entstanden sein (z.B. ein Brief, welcher mittels Textverarbeitung erzeugt wurde) oder das Originaldokument wurde digitalisiert. Beispielsweise ist es möglich eingehende Briefpost mittels Scanner in ein elektronisches Format zu wandeln. Nach dem Scannen liegt zunächst eine Bilddatei (bmp, tiff) vor. Je nach Notwendigkeit (und Qualität des Originaldokuments) kann sich eine inhaltliche Analyse des eingescannten Bildes anschließen, gemeint ist die Zeichenerkennung mittels OCR-Software. Dabei ist zu beachten, dass dieses Verfahren bezüglich seiner Treffsicherheit deutlich zugelegt hat, jedoch eine vollständige Fehlerfreiheit noch nicht garantiert werden kann.

Um ein Dokumentenmagnetsystem einsetzen zu können (siehe auch später Abschnitt), ist es notwendig die einzelnen Dokumente mit beschreibenden Informationen zu belegen. Dazu gehören Struktur-, Identifizierungs- und Verwaltungsinformationen (siehe zum Beispiel Workflow-Management). Dokumente welche diese Informationen "in sich" tragen, werden auch als selbstbeschreibende Informationsobjekte bezeichnet. Die Speicherung und Strukturierung der Informationen erfolgt heute meist auf der Basis von XML. Dabei können die beschreibenden Informationen als so genannter Header unmittelbar mit dem eigentlichen Dokument verbunden werden. Dieses hat den Vorteil, dass die Informationen auch losgelöst von der Verwaltungsdatenbank ausgewertet werden können (z.B. wenn ein solches Dokument versendet wird). Nachteilig ist, dass das Originaldokument (z.B. ein Text) um diesen Header modifiziert wird.

Technik ist nicht alles, aber ohne Technik geht hier nix

Erst zu diesem Zeitpunkt wollen wir die technischen Aspekte ansprechen. Das hat auch seinen Grund. Mit der Formulierung der Ziele bzw. des Wunsches der Einführung eines papierlosen Büros in den nächsten Elektronik-Markt zu stürmen und dort einen Scanner zu erwerben, damit ist es nicht getan! Deshalb ist es notwendig, die schon genannten nicht technischen Aspekte sehr ausführlich zu betrachten und entsprechende Vorüberlegungen anzustellen. Dennoch ist es irgendwann soweit, d.h. über die richtige und leistungsfähige Technik muss entschieden werden. An dieser Stelle können und sollen keine Produktempfehlungen gegeben werden. Die Anforderungen an die zu beschaffende Hardware sind auch zu unterschiedlich und hängen im Wesentlichen davon ab, welche Mengen an Papier zu bewältigen sind. Für die Umstellung eines gesamten Büros/ einer gesamten Abteilung sind die Anforderungen deutlich höher, als bei der Einführung des Projektes an einen einzelnen Arbeitsplatz. Dennoch lassen sich einige allgemeingültige Aussagen treffen: Zentrales Element ist die Anschaffung eines Scanners. Seriöserweise kommen nur Einzugsscanner in Frage. Mehrere Seiten können ohne Arbeitsunterbrechung schnell digitalisiert werden. Für unterschiedlichste Anforderungen stehen Scanner verschiedener Leistungsklassen zur Verfügung. Arbeitsplatzscanner haben ein kompaktes Gehäuse und können bequem auf dem Schreibtisch platziert werden (wo bisher die Aktenstapel lagen…). Sie bieten einen ersten professionellen Einstieg in das Thema. Gute Modelle sind bereits für weniger als 1.000 Euro auf dem Markt. Steigen die Anforderungen oder sind mehrere Arbeitsplätze umzustellen, sind Geräte mit einer größeren Leistungsfähigkeit anzuschaffen. Gute Erfahrungen bestehen mit professionellen Kombigeräten aus Drucker, Kopierer und Scanner. Es handelt sich meist um Standgeräte, welche gleichzeitig den bisherigen Kopierer und Netzwerkdrucker ersetzen. Integriert ist ein Personalcomputer, so dass diese Geräte in das Firmennetzwerk eingebunden werden. Sie weisen jedoch einen deutlich höheren Preis auf; ggf. bieten sich auch Leasing- bzw. Mietverträge an.

Zu den technischen Fragestellungen gehören auch die softwaretechnische Ausstattung und Integration, die Belange der physischen Speicherung der Daten und die Behandlung der Aspekte der Datensicherung und der Zugriffsrechte.