Dieser Beitrag widmet sich diesem Thema. Dabei handelt es sich um eine Fragestellung, welche eine Vielzahl von Themen berührt (vergleiche Abbildung 1). Natürlich ist es zunächst eine Aufgabe der Informatik, da die grundlegende Fragen, also das Digitalisieren und Speichern der Dokumente, die Installation und Konfiguration eines Dokumentenmanagementsystems und das Anzeigen der Texte und Abbildungen die entsprechende Software und Hardware voraussetzen. Neben den technischen Aspekten sind jedoch auch andere Fragestellungen zu betrachten, dazu gehören u.a.: Integration und Organisation in den Arbeitsfluss (Workflow), rechtliche Aspekte und die Kalkulation der anfallenden Kosten (betriebswirtschaftliche Analyse). Der Beitrag reißt einige dieser Fragestellungen an und will motivieren, das Thema anzugehen.
Motivation und Ziele
Vor dem Start des Projektes ist zunächst zu klären, welches Ziel konkret verfolgt wird. Die Umstellung des Mediums im Büro von Papier auf (ausschließlich) elektronische Medien kann aus verschiedenen Gründen erfolgen. Zum einem können ausschließlich das Archiv, also primär abgeschlossene Geschäftsvorfälle, digital verwaltet werden. In diesem Fall ändert sich an der bisherigen Arbeitsweise wenig. Nach dem Abschluss eines Vorgangs werden die Unterlagen nicht wie bisher gewohnt in Ordnern abgeheftet sondern mittels eines Scanners digitalisiert. Vorteile dieser Variante sind, dass Lagerplatz gespart wird und der Zugriff auf benötigte Dokumente (auch älteren Datums) sehr schnell erfolgen kann. Ebenfalls zwingt die nachträgliche Digitalisierung dazu, notwendige Unterlagen von überflüssigem Ballast zu trennen. Diese Lösung kann als erster Schritt in das papierlose Büro betrachtet werden. Dennoch ist der grundsätzliche Gedanke ein anderer und weitaus umfassender: Es geht darum, sämtliche Arbeitsschritte neu zu strukturieren und eine vollständig digitale Bearbeitung der Geschäftsvorfälle anzustreben. Die digitale Dokumentenablage ist dabei nicht nur Archiv und Ablagesystem, sondern ein aktives Arbeitsmittel!
Integration und Organisation
Um dieses zuvor genannte Ziel zu erreichen ist zunächst eine umfassende Analyse der Geschäftsprozesse notwendig. Gefragt ist der Wirtschaftinformatiker, welcher die Verbindungen zwischen der betrieblichen und der technischen Welt herstellen muss.
Das Projekt bietet die Chance (und die Pflicht!) die bisherigen Arbeitsabläufe zu überprüfen und ggf. zu vereinfachen. Die Umstellung wird nachhaltig nur gelingen, wenn der Arbeitsfluss vom Eingang/der Erstellung des Dokumentes bis zur (elektronischen) Ablage logisch nachvollziehbar und ohne Brüche von statten geht. Das Thema wird unter dem Stichwort Workflow-Management diskutiert. Danach stehen folgende Ziele im Mittelpunkt:
- die Qualität der Prozesse soll verbessert werden
- die Prozesse sollen vereinheitlicht werden
- die Bearbeitungszeiten und damit die Kosten sollen reduziert werden
- die Informationsverfügbarkeit soll erhöht werden
- Medienbrüche sollen vermieden werden
- die Flexibilität der Prozesse soll erhöht werden
- Erhöhung der Transparenz der Prozesse (Statusermittlung, Dokumentation von Entscheidungen)
Mit anderen Worten: Der Arbeitsfluss ist vor der Einführung der digitalen Verarbeitung festzulegen und zu überprüfen. Das papierlose Büro verbessert nicht automatisch die Arbeitsorganisation. Herrschte vorher schon Chaos, wird es danach nicht besser sein – eben nur digital…
Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Thema, wie mit den Dokumenten nach der Digitalisierung umgegangen wird. Konsequenter Weise müsste man sagen, dass man die "Papiere" nach dem Scannen dem Reiswolf überlässt. Dieses kann leider nicht für alle Arten von Dokumenten empfohlen werden. Das (deutsche) Wirtschafts- und Rechtssystem ist zwar grundsätzlich medienneutral bezüglich des Nachweises, es verlangt jedoch, dass die Dokumente (zum Beispiel die Belege der Buchhaltung) nicht nachträglich geändert werden können. Nur die wenigsten Systeme werden (unmittelbar) dieser Anforderung genügen. Hier gilt es, die Originalbelege weiterhin aufzubewahren. Im professionellen Umfeld kann man sich von den Behörden und Wirtschaftsprüfern die Unbedenklichkeit seines Systems bescheinigen lassen. Für alle anderen Dokumente (Kopien, Anschreiben,…) gilt: Sie sind nach dem Scannen zu vernichten. Machen Sie es erst dann, wenn Sie sicher sind, dass die Umstellung nachhaltig geklappt hat!
